Edição atual tal como às 18h26min de 15 de março de 2023

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Apresentação

O Unilab possui a ferramente de fechamento de fatura para os convênios faturados dos clientes, ou seja, há dois tipos de convênios, os faturados, e os particulares. Os faturados são os convênios (planos de saúde) os responsáveis por pagar o laboratório pelo serviço prestado aos pacientes.
Para identificar que um convênio é faturado, deve-se alterar o cadastro do convenio ("Cadastros > Convênios > Convênio") e verificar a porcentagem de faturamento, se estiver 100%, significa que o exame é 100% faturado, se estiver 50%, significa que é 50% faturado e 50% pagamento a vista pelo paciente e assim por diante.

O cliente tem um contrato com o convênio onde o convênio define os valores do exames, quais são efetuados e quais não são, de quanto em quanto tempo será fechado uma fatura e etc.
Quando o cliente Uniware cadastra seus pedidos de convênios faturados, os mesmos vão sendo "registrados" dentro do período em aberto da fatura (que ainda não foram fechados dentro de uma fatura).
Ao incluir uma fatura, o cliente tem acesso a todos os pedidos que foram faturados, e consegue fazer alguns ajustes caso necessite.
Lembrando que este é o faturamento simples, o cliente irá inclui-lo dentro do Unilab e imprimir a fatura. Nesta documentação não há nada relacionado a faturamento eletrônico, caso sua dúvida seja sobre faturamento eletrônico TISS ANS, deve ver Faturamento Eletrônico - TISS ANS.

Botões Padrões do Faturamento

• 1° botão: Inclusão da fatura, padrão dentro do sistema em todas as telas que há cadastrados.
  
• 2° botão: Altera fatura, também padrão dentro do sistema.
• 3° botão: AJUSTA fatura. Esta opção será mostrada mais abaixo nesta mesma documentação.
  
• 4° botão: Exclui fatura. Pode ser excluído sempre a ultima fatura, devido as datas iniciais serem sempre automáticas.
• 5° botão: Consulta fatura.
• 6° botão: Filtra. (Esta opção é um botão de filtragem de informações avançadas).
• 7° botão: Fecha a tela de faturamento.
• 8° botão: Recebe fatura é o botão onde dá a baixa do recebimento do convenio.
• 9° botão: Imprimir a fatura.
• 10° botão: Gerar arquivo para fatura eletrônica.
• 11° botão: Relatório de estatísticas de médicos responsáveis pelo pedido. (Dentro do cadastro do pedido há os campos de médico solicitante que é obrigatório e o médico responsável, que seria o que está realizando os exames, caso for selecionado este no pedido, do convenio que está fechando a fatura e o período, eles aparecerão neste relatório).
• 12° botão: Pend. Guias.
• 13° campo: Onde é selecionado o convênio para fechamento da fatura.
• 14° campo: Pesquisa de período de fatura.

Incluindo fatura no Unilab

Primeiramente, para que possa ser incluso uma fatura dentro do sistema Unilab, é necessário ter pelo menos 1 pedido cadastrado no sistema deste convênio, caso não tenha, a fatura será gerada com valor zero e sem pedidos.

Depois de ter todos os pedidos de convênios faturados dentro do sistema Unilab, será necessário ir em: "Movimentação > Faturamento".

Deve selecionar o convênio que será faturado, o botão de "Incluir" acima será habilitado.

Ao incluir uma fatura, aparecerá a seguinte tela:

• É necessário nesta tela ser preenchido o nome do RESPONSÁVEL pelo fechamento da fatura, ou seja, quem estiver fazendo o fechamento, deve escrever seu próprio nome, isto é um controle do próprio laboratório sobre quem fez o fechamento. (* Se o cliente não quiser que algum de seus funcionários não tenha o direito de fechar um faturamento, basta retirar o seu direito dentro do cadastro dos usuários.)
  
• A data inicial não é editável no fechamento de fatura, o Unilab o seleciona automaticamente verificando o período em aberto da fatura. Isso quer dizer que, supondo que a última fatura de um determinado convênio foi fechada no dia 01/01/2016 (data final da fatura), a data inicial do meu próximo fechamento do período em aberto será automaticamente o dia 02/01/2016.
  
• A data final do fechamento de fatura é editável, mas se cliente não a editar, ela pegará a data do computador daquele mesmo momento que estiver fazendo o fechamento, ou seja, do mesmo dia do fechamento.
  
• A competência se refere ao período mensal da fatura fechada, ou seja, a que mês e ano se refere o fechamento, por padrão o Unilab também faz esta verificação e preenche automaticamente, mas caso cliente queira mudar, é editável.
  
• A data de vencimento é onde o cliente preencherá quando vencerá a fatura a ser enviada ao convenio, este campo não é obrigatório o preenchimento.
  
• Os outros campos abaixo, são referentes a impostos, descontos e etc, cliente saberá preencher caso precise. Caso não precise, o seu preenchimento não é obrigatório, pode deixa-los em branco.
  

% I. Renda: Percentual de Imposto de Renda;
% ISS: Percentual de Imposto Sobre Serviço;
% C. Social: Percentual de Contribuição Social;
% Cofins: Percentual do Cofins;
% PIS: Percentual do PIS;

• É possível também ser preenchido uma observação da fatura, caso necessário.

Depois de realizado todos os ajustes de data e etc, basta confirmar.

A impressão de fatura tem alguns filtros e pode ser impressa da forma que cliente achar melhor (seguindo as opções que o sistema fornece).

• Ordem: A primeira opção é a ordenação das informações dentro da fatura. A ordem pode ser definida por: data de entrada dos pedidos, data de faturamento dos pedidos, nomes dos pacientes (ordem alfabética), número das guias, número da matrícula dos pacientes.
  

Ao lado do campo de ordem tem uma seta em azul virada para cima, ela significa ASCENDENTE, ou seja, de menor para o maior, ordem alfabética crescente (A-Z), ordem crescente. Se clicar na seta, ela ficará vermelha virada para baixo, isso significa DESCENDENTE, do maior para o menor, ordem decrescente.

• O posto de coleta não há como definir na fatura, a fatura é feita toda pela central, postos de coleta podem fechar seus caixas, mas os pedidos de convênios faturados vão por meio da transmissão à central e a mesma faz o fechamento da fatura que contenha todos estes pedidos.
  
• Os períodos inicial e final já foram definidos no momento da inclusão da fatura, então na impressão estão fixos, não há como editar.
  
• Modelo fat imp.:O modelo de fatura impressa é a forma como sai impresso as informações na fatura. Há alguns modelos, o cliente pode testar todos eles e ver qual gosta mais, por padrão vem selecionado o modelo "Padrão", mas dentro do cadastro do convênio, há a mesma opção para que possa fixar o modelo que o cliente deseja.
  
• Resumo fat.: Resumo de fatura, por padrão vem selecionado o resumo definido no cadastro do convênio, é apenas um resumo da fatura para que o cliente possa ter um controle interno das faturas que envia ao convênio. Apesar de selecionar um modelo dentro do cadastro do convenio, cliente pode selecionar qual modelo acha melhor da mesma forma que faz com o modelo de fatura impressa.
• Os impostos são definidos no momento da inclusão da fatura, depois de confirmado, por esta tela não há mais como preencher estes campos.
• Opções de impressão: Há 4 opções, fatura, resumo de fatura, folha de rosto, e resumo por apoio.
  
  • A fatura é o que será enviado ao convenio para que possa receber pelos exames realizados aos pacientes.
    
  • O resumo de fatura é apenas para que o cliente possa ter um controle interno se desejar dos exames que enviou para faturar e o valor final, há alguns modelos, como já foi citado de modelos de resumo.
    
  • Folha de rosto é como se fosse uma capa para o faturamento, caso cliente queira enviar. Esta folha de rosto não é configurável.
    
  • Resumo por apoio é a impressão de um resumo dos exames de apoio que serão faturados.
• Na coluna "data" imprimir: Selecionar qual "NOME" da data deverá aparecer na impressão do relatório de faturamento. Pode ser a Data de faturamento ou a Data de entrada dos pedidos. **Lembrando que o Faturamento sempre se baseia na Data de Faturamento dos Pedidos, essa opção é somente para amostragem no relatório**.
• Título da Coluna de Índice: Informar um título para a coluna de índice.

Como padrão o sistema informa o texto "C.H.". Dependendo do convênio, esta opção não estará disponível para alteração.

• Exibir Sub Total por Guia: Marcar este checkbox para exibir um sub total por guia.
• Exibir Sub Total por Dia: Marcar este checkbox para exibir um sub total por dia.

Para verificar o relatório da fatura, basta clicar no botão de "Imprime".

Ele aparecerá impresso na ordem que definiu e no modelo de fatura que foi escolhido, caso tenha sido o padrão como mostra a imagem acima, o relatório sairá impresso como na imagem a seguir:

Acima da visualização da fatura impressa, há as ferramentas de zoom, avanço de páginas, envio da fatura por e-mail, impressão, geração de PDF e fechar a fatura.

Obs.: Todas os relatórios do Unilab tem estas ferramentas.

Depois de fechado a visualização do faturamento, volta-se para a tela de inclusão de fatura, onde a fatura fechada fica listada.

Nesta tela ficam listadas todas as faturadas fechadas dentro do sistema.
O primeiro campo é o código da fatura, o código é sequencial, terão também as colunas de data inicial e final do período da fatura fechada. O faturado bruto é o valor da fatura total, sem acréscimos, descontos, impostos e etc. A coluna "Remetido em" se refere a quando a fatura foi impressa. O campo de "recebido" é um controle que o laboratório tem de quando o convênio paga a fatura, ele pode dar a baixa dentro do sistema, neste campo sempre terá as palavras "Sim" ou "Não", se estiver "Sim" a coluna a frente ficará com o valor que foi recebido pelo convenio e a última coluna é o nome do responsável que fez o fechamento da fatura, este campo foi preenchido no momento da inclusão da fatura.

Ajusta fatura

O ajusta fatura, como o próprio nome diz, é para fazer ajustes na fatura antes de enviar para o convenio.
Depois de fechar a fatura, e ele aparecer na listagem na tela de faturamento, é necessário clicar no botão de ajusta fatura (3° botão).
Ele irá abrir a seguinte tela:

Botões específicos do ajusta fatura

[[Arquivo:BotoesAjustaFat.png]

Apresentação da Gride de Ajusta

Lista os pedidos contidos no faturamento selecionado para ajuste.

• Pedido: Mostra o código do pedido faturado;
• Paciente: Mostra o nome do paciente cadastrado no pedido;
• Mnemônico: A Primeira coluna de mnemônico mostra o código mnemônico do exame cadastrado no pedido;
• Exame pedido: Mostra o nome do exame cadastrado no pedido;
• Guia: Mostra o número das guias cadastradas no pedido;
• Senha: Mostra a senha das guias cadastradas no pedido;
• Autorização: Mostra a data de autorização das guias cadastradas no pedido;
• Validade: Mostra a data de validade das guias cadastradas no pedido;
• Mnemônico: A segunda coluna, mostra o mnemônico do exame faturado no pedido (quando o exame for configurado para cobrança diferenciada o exame cobrado poderá ser diferente do realizado).
• Exame Faturado: Mostra o nome do exame faturado;
• Código: Mostra o código do exame na tabela de CH;
• Valor: Mostra o valor do exame (em reais R$) a ser faturado, pode ser alterado se for necessário;
• F: Mostra se o exame está Faturado ou Não Faturado ;
• A: Mostra se as condições do exame foram modificadas de alguma forma: Não alterado, Alterado, ou Incluído
• Valor Tabela: Informa o valor do exame na tabela de CH (valor em reais R$);
• X: Mostra se o exame será Enviado ou Não Enviado ao convênio;
• RG: Mostra os motivos de envio do exame ao recurso de glosa. Se for enviar o exame para glosar, basta selecionar através do F2 ou digitando o código da glosa cadastrada no sistema, se não for enviar basta deixar em branco.

Ajuste de guia

Permite alterar os dados da guia selecionada, como número da guia, guia operadora, senha, data de autorização e de validade. Para isso é necessário selecionar o pedido/exame desejado e clicar no F10, para abrir a tela:

Pesquisa

Permite localizar um pedido ou o nome do paciente na fatura marcada para ajuste.

O resultado da busca será mostrado na primeira linha do gride.

Incluindo um Exame na Fatura

Quando for necessário adicionar um novo exame no faturamento, na tela de Faturamento, selecionar o convênio e a fatura desejada e clicar no botão Ajusta. A tela Faturamento - Ajuste será aberta.

Localizar o pedido desejado e clicar no botão Inclui ou pressionar [F5]. A tela de Seleção de exames será aberta.

Localizar o exame desejado e pressionar [F2], o exame será adicionado ao faturamento do pedido, e seu status será I - Incluído.

Observar atentamente as seguintes informações:

• Os exames adicionados nesta opção do sistema são exclusivos para o faturamento, portanto, não será alterada a relação dos exames cadastrados nos pedidos de exames;
• Não será permitido adicionar um exame que não seja realizado pela tabela de CH usada para o convênio;
• Não será permitido adicionar um exame com cobrança diferenciada ao faturamento, nestes casos deve-se adicionar diretamente o exame da cobrança;
• Um exame incluído não pode ser marcado como Não Faturar . Ao utilizar esta opção, ele será excluído da fatura.

O exame incluído fica marcado com a letra I.

Após realizar todos os ajustes necessários clicar no botão Confirma ou pressionar [F8].

Para cancelar o processo, pressionar [Ctrl+Q] ou clicar no botão Cancela. O sistema voltará à tela de Faturamento.

NOTA: Pode-se desfazer qualquer ajuste realizado na fatura, a qualquer momento. Clicar no botão Desfazer para cancelar Todos os ajustes realizados.

Alterando um Valor de Exame na Fatura

Quando for necessário realizar algum ajuste em uma fatura fechada, na tela de Faturamento, selecionar o convênio e a fatura desejada e clicar no botão Ajusta. A tela Faturamento - Ajuste será aberta.

Localizar o pedido para fazer o ajuste desejado.

• Pode-se marcar um exame do pedido para não entrar no faturamento:
  • Selecionar o exame e pressionar [F7] ou clicar no botão Não Faturar para somente um exame ou clicar no botão Ñ Fat. Td para que o exame selecionado seja desmarcado em toda a fatura;

• Pode-se marcar um exame do pedido para faturar:
  • Selecionar o exame e pressionar [F9] ou clicar no botão Faturar para somente um exame ou clicar no botão Fat. Todos para que o exame selecionado seja marcado para faturar em toda a fatura;

• Pode-se adicionar um exame no faturamento do pedido:
  • No pedido, pressionar [F5] ou clicar no botão Incluir, para abrir a tela de Seleção.
  • Localizar o exame desejado e pressionar [F2].

• Pode-se excluir um exame do pedido (apenas para exames alterados com status I ).

Após fazer todos os ajustes necessários clicar no botão Confirma ou pressionar [F8].

Para cancelar o processo, pressionar [Ctrl+Q] ou clicar no botão Cancela. O sistema voltará à tela de Faturamento.

NOTA: Pode-se desfazer qualquer ajuste realizado na fatura, a qualquer momento, para tanto clicar no botão Desfazer. Esta opção desfaz Todos os ajustes realizados.

Excluindo um Exame na Fatura

Será permitido a exclusão apenas para exames que tenham sido incluídos dentro da fatura pelo ajusta fatura.

Na tela de Faturamento, selecionar o convênio e a fatura desejada e clicar no botão Ajusta. A tela Faturamento - Ajuste será aberta.

Localizar o pedido e exames desejados e pressionar [F7]. O exame selecionado será excluído do faturamento.

Apenas exames com status I - Incluídos poderão ser excluídos da fatura. Como mostra a imagem acima. Se não for este o caso o exame será marcado para Não Faturar.

Após fazer todos os ajustes necessários clicar no botão Confirma ou pressionar [F8].

Para cancelar o processo, pressionar [Ctrl+Q] ou clicar no botão Cancela. O sistema voltará à tela de Faturamento.

NOTA: Pode-se desfazer qualquer ajuste realizado na fatura, a qualquer momento, para tanto clicar no botão Desfazer. Esta opção desfaz Todos os ajustes realizados.

Transferindo Pedidos da Fatura

Quando for necessário transferir algum pedido que já esteja em uma fatura fechada, na tela de Faturamento, selecionar o convênio e a fatura desejada e clicar no botão Ajusta. A tela Faturamento - Ajuste será aberta.

Clicar em uma linha qualquer do pedido para que o mesmo seja selecionado e depois clicar no botão Tran.Ped. para que o pedido seja transferido para o próximo período de fatura em aberto.
Este pedido será incluído no próximo faturamento.
Após fazer todos os ajustes necessários clicar no botão Confirma ou pressionar [F8].
Para cancelar o processo, pressionar [Ctrl+Q] ou clicar no botão Cancela. O sistema voltará à tela de Faturamento.

Preenchimento de Número de Guia Automaticamente

Para gerar o faturamento eletrônico, o convênio exige que seja preenchido corretamente o numero das guias de cada pedido, não permitindo assim gerar o arquivo sem antes ajustar.

O sistema Unilab tem uma ferramenta que permite que preencha automaticamente os números das guias que estão faltando, basta clicar no botão . Como mostra a imagem abaixo.

Ao clicar no botão aparece a seguinte tela:

• Todos os exames do pedido com o mesmo número de guia: Clicando nessa opção o sistema ira preencher automaticamente todos os exames do pedido com o mesmo numero de guia. Serve para convênios que não obrigam o número máximo de exames por guia.
• Um número de Guia para cada 5 exames do pedido: Clicando nessa opção o sistema ira preencher automaticamente com o mesmo número de guia cada 5 exames. Serve para convênios que obrigam o número máximo de exames por guia. Essa opção de número máximo de exames por guia pode ser alterada no cadastro do convênio.
• Numerar também exames sem Núm. de guia informada (deve guia): Clicando nessa opção o sistema ira preencher automaticamente os pedidos que não tiveram o número de guia informado no cadastro.

Após escolher a opção desejada, o sistema preenche automaticamente a numeração da Guia. Como na imagem abaixo:

Recebendo Fatura

NOTA: Estes recebimentos não aparecem no caixa do sistema. É um controle que o laboratório poderá utilizar para saber quais faturas foram ou não recebidas, exceto no caso em que o laboratório estiver utilizando o Gerenciamento Financeiro e que o recurso de integração esteja ativo.

Na tela de Faturamento, selecionar o convênio. Ajustar o Período de Fatura, caso seja necessário.

Localizar no gride de faturas, o registro desejado e clicar no botão Recebe.

A tela Cadastro de Faturamento - Alteração será aberta.

Ajustar as informações necessárias para receber a fatura:

• Vencimento: Informar a provável data de vencimento da fatura. Este campo pode ser deixado em branco;
•  % I. Renda: Informar o percentual de Imposto de Renda, caso desejar;
•  % ISS: Informar o percentual de Imposto Sobre Serviço, caso desejar;
•  % C. Social: Informar o percentual de Contribuição Social, caso desejar.
•  % Cofins: Informar o percentual do Cofins, caso desejar;
•  % PIS: Informar o % do PIS, caso desejar;

Recebimento:

• Faturado (bruto): Informa o valor bruto do faturamento. Este campo fica desabilitado no momento do fechamento de fatura. Seu valor será mostrado posteriormente após o fechamento da fatura;
• Acréscimo: Informar um valor de acréscimo para a fatura;
• Desconto: Informar o valor de desconto para a fatura;
• Glosa: Informar o valor da Glosa. Este campo estará habilitado apenas após o fechamento da fatura, no recebimento;
• Impostos: Mostra o valor em Reais (R$) dos impostos. Esta informação será mostrada apenas após o fechamento da fatura;
• A Receber (líquido): Mostra o valor líquido a receber com valores de acréscimo, descontos, glosas e impostos já calculados;
• Recebido: Mostra o valor recebido da fatura com valores de acréscimo, descontos, glosas e impostos já calculados;
• Data de Recebimento: A data do recebimento da fatura é preenchida automaticamente pelo sistema. Alterar esta data caso seja necessário;
• Observação: Campo disponível para adicionar qualquer observação desejada à fatura.

Após preencher todos os dados desejados, clicar no botão Confirma ou pressionar [F8] para confirmar o recebimento.

Se desejar cancelar o procedimento sem que nenhuma informação seja alterada, clicar no botão Cancela ou pressionar [Ctrl+Q].

O sistema voltará a tela de Faturamento, com as informações do recebimento ajustadas no gride.

Cancelando Recebimentos de Faturas

Para cancelar o recebimento, clicar no botão Canc.Rec.

Uma mensagem de alerta será mostrada:

Clicar no botão "Sim" para o cancelamento ser confirmado.

Se desejar cancelar o procedimento clicar no botão "Não". O sistema voltará à tela de Faturamento.

PALAVRAS CHAVES: FATURAMENTO, FATURA, FECHAR FATURA, faturamento, fatura, convênios faturados, FATURADOS, ajusta fatura, AJUSTA FATURA.