Fechamento de caixa

No Unilab existem os convênios faturados e os convênios particulares, ou seja, com os exames que o laboratório realiza e seus valores, o paciente neste caso paga para o laboratório os exames realizados no mesmo.

Para convênios faturados é realizado o fechamento de fatura, onde é enviado ao convênio que faz o pagamento pelo serviço prestado ao laboratório.

Já os convênios particulares, como são de responsabilidade do laboratório fazer o recebimento dos débitos dos pacientes, então entra o dinheiro em caixa, e esse dinheiro precisa ser conferido e validado. Dentro do Unilab há como dar a baixa no recebimento do pagamento do paciente, quando se dá a baixa, o Unilab guarda esta informação para que entre dentro do caixa do dia em que foi dado a baixa no pedido. O fechamento de caixa dentro do Unilab é individual por usuário, então cada usuário dentro do sistema Unilab que fizer uma baixa no recebimento de algum débito, o valor ficará dentro do seu caixa para que possa ser fechado e validado.

Processo de fechamento

Há duas formas de dar baixa no recebimento do débito do paciente. Na hora da INCLUSÃO do pedido ao lado direito há como preencher o tanto em reais que recebeu do cliente.

Se caso o paciente não fez o pagamento na hora da inclusão do pedido, pela tela de cadastro de pedidos não haverá mais como realizar a baixa, será necessário ir no botão de "Entrega/Caixa" na tela de pedidos dos pacientes.

Deve-se clicar no botão acima de "Recebimento".

Irá aparecer o valor cheio do débito do paciente automaticamente e a forma de pagamento.

Após clicar em "Confirma" o cliente tem a possibilidade de imprimir o recibo ao paciente SE DESEJAR.

A opção de fechamento de caixa encontra-se em: "Movimentação > Fechamento de caixa". Como qualquer outra função dentro do sistema Unilab, para que se possa fechar um caixa, é necessário ter direitos de usuário para tal ação, caso seja o ADM do Unilab, tem a autonomia de fechar tanto o seu próprio caixa como fechar o caixa de outros usuários dentro do Unilab que estiverem com caixa aberto.

Depois de clicar em "Incluir", irá aparecer as opções de "Posição de Caixa" e de "Fechar Caixa".

A posição de caixa, como o próprio nome diz, é apenas uma posição do caixa em aberto, somente uma consulta do caixa que cliente pode retirar, não é listado nenhuma atividade no sistema ao se tirar uma posição do caixa.

Já o fechar caixa, fica listado a atividade no sistema, dentro do caixa fica somente os pedidos que aquele usuário em especifico deu a baixa nos recebimentos, não é o caixa geral do laboratório, sempre listado e separado por caixa de cada usuário. O laboratório tem o caixa físico, onde estão o dinheiro de recebimento de todos os pacientes, o correto ao fechar o caixa é comparar o dinheiro que tem em mãos com o valor que apareceu no Unilab daquele usuário.

A data inicial do fechamento de caixa não há como definir, ele pega sempre a data automaticamente do último fechamento que tem registrado ou, caso não tenha nenhum caixa fechado ainda, a data inicial é referente ao primeiro pedido que foi dado a baixa no recebimento dentro do Unilab. A data final ela é editável, por padrão ela é a data do dia e hora também que o cliente estiver fechando, mas caso cliente queria manipular a data final, é possível. Ao se confirmar o fechamento, aparece um relatório com a relação dos pedidos recebidos daquele usuário e respectivamente os que estão dentro do fechamento.

O cliente pode imprimir este relatório e como no mesmo disponibiliza, o responsável assinar ao fechamento validando o caixa de forma física, porém no sistema tem a forma de validar também um caixa.

Quando os caixas são listados dentro do sistema, acima tem o botão de "VALIDAR", ao clicar no mesmo, aparecerá novamente o relatório de fechamento do cliente, quando o relatório é fechado, aparece a telinha de validação.

Para validar o caixa é necessário selecionar a opção de "Validar" e na tela aparecerá o valor do caixa em questão e um campo de observação, caso o caixa tenha dado alguma diferença e for justificável esta diferença, o cliente deve apagar o valor do caixa na tela de validação, preencher o novo valor do caixa conferido, e obrigatoriamente terá de preencher alguma observação sobre a diferença do valor. Por exemplo, se ao fechar o caixa o valor total era R$495,00 e quando cliente conferiu o seu caixa físico tinha apenas R$490,00 ele deve escrever na observação que o caixa está diferente fisicamente e no Unilab, pois foi necessário comprar café com os 5 reais que deram diferença e confirmar a validação. Todos os caixas validados ou não, ficam listados em tela, com suas datas, valores, o nome do usuário responsável pelo caixa e quem o fechou, entre outras informações.

Em tela fica também detalhes do caixa fechado, como o quanto foi recebido em dinheiro. cartões e cheques.

Obs.: Para clientes que possuem postos de coleta informatizados, o caixa dos usuários do posto são fechados no próprio posto de coleta e não na central, o posto faz o fechamento e transmite para a central para que a mesma tenha conhecimento e possa também validar o caixa do posto de coleta. Lembrando que isto não é uma ação exclusiva da central, o posto pode fazer a validação do próprio caixa.

É válido lembrar também que somente o último caixa fechado pode ser deletado do Unilab.